Системный подход к управлению проектами

Любая деятельность, направленная на получение дохода, подразумевает регулярное, одновременное выполнение десятков, а порой и сотен задач. Владелец бизнеса физически не способен лично контролировать работу каждого из нанятых служащих. Изучать, анализировать и оптимизировать процедуру получения прибыли призваны разнообразные инструменты управления проектами. Специалисты нашей компании подберут лучшую для данного предприятия систему, внедрят ее в производственную практику и обучат сотрудников наиболее эффективному взаимодействию с обновленным программным комплексом.

Что такое управление задачами и проектами

Проектом называют стратегию получения дохода, имеющую собственный бюджет, цель и сроки. Строгого определения этого понятия не существует: взамен специалисты приписывают некие признаки, которые и отличают другие сущности от проекта. К таким признакам относятся:

  • постановка конкретной цели, описание путей ее достижения и сопутствующих задач;
  • строгое ограничение бюджета и временных рамок;
  • уникальность поставленной цели.

Управление задачами и проектами подразумевает постоянное координирование, анализ и оптимизацию мер, используемых для достижения конечной цели. В рамках управления, проект разбивают на простейшие составляющие, назначают исполнителей каждой задачи, гарантируя таким образом слаженную работу команды.

Цели управления бизнес проектами

Для эффективной организации и контроля проект разбивают на несколько составляющих. Эти процессы ведут параллельно, а их цели соответствуют общей цели проекта. Грамотное управление процессом состоит из трех главных факторов, к достижению которых стоит стремиться:

  • стоимостной: итоговая сумма, затраченная на выполнение установленных задач не должна превысить заранее выделенного бюджета;
  • временной: все задача в рамках данного проекта должны быть выполнены в течение оговоренных сроков;
  • качественный: установленные на стадии разработки цели должны быть достигнуты.

Автоматизированное управление бизнес проектами позволит без лишних усилий удовлетворить каждую их этих целей. Для этого нужно внедрить в производственный процесс одну из разработанных систем и обучить работников тонкостям ее использования.

Методы и принципы управления проектами

Современные методы управления проектами позволяют выполнять все установленные задачи в сжатые сроки при данном бюджете. Список принципов управления проектами насчитывает десятки пунктов, однако в общем они делятся на две фиксированные подгруппы:

  • Метод сетевого планирования и управления. Подразумевает графическое изображение и описание всех стадий и задач. В рамках этого метода процессы описывают в виде графиков, таблиц или диаграмм. Такая визуализация позволяет постоянно следить за прогрессом, вовремя узнавать о возможных задержках и предотвращать малейшее отклонение от плана.
  • Метод линейных графиков. Суть метода состоит в формировании единого графика, в котором отражена зависимость выполнения нескольких видов работ от фиксированных промежутков времени. Этот принцип управления проектами используют в тех случаях, когда число составляющих процессов пригодно для одновременного контроля.

Осуществление управления бизнес проектом согласно одной из данных технологий позволяет:

  • выявить четкую структуру процессов;
  • распределить и контролировать расход источников финансирования;
  • определить сроки выполнения каждой из стадий, отследить своевременное достижение промежуточных целей;
  • учесть риски и внести их в бюджетный план;
  • осуществлять контроль над прогрессом на постоянной основе.

Благодаря фиксированным инструментам управления проектами, глава компании может в любую секунду получить объективную информацию о текущем состоянии дел. Автоматизированные системы позволяют осуществлять постоянный контроль над сотрудниками, автоматически подсчитывают предполагаемое время до окончания выполнения задачи и оптимизируют вычисления, связанные с бюджетом.

Этапы системного подхода в управлении проектами

Цикл управления проектом состоит из десятков промежуточных задач, выполнение которых приводит к достижению главной цели. Весь комплекс действий, направленных на выполнение плана в установленные сроки, делят на три стадии:

  • Разработка планов и концепций. На этом этапе проводят анализ рынка, подсчитывают примерный бюджет, устанавливают минимальный и максимальный сроки для достижения конечной цели. Специалисты или автоматизированное ПО оценивают риски и осуществляют предварительное распределение ресурсов.
  • Непосредственное выполнение оговоренных действий. Сотрудники предприятия приступают к своим прямым обязанностям. В это же время осуществляется непрерывный контроль над производительностью, степенью выполнения плана и достаточным количеством бюджета для последующих промежуточных задач.
  • Достижение окончательной цели. Эта стадия сопровождается оценкой достигнутого результата, подготовкой документации, сведений, полученных во время анализа работы сотрудников.

Непрерывная, автоматизированная аналитика происходящего с помощью инструментов управления проектами помогает добиться четкого следования плану и вовремя обнаружить возможные задержки или недостаток ресурсов.

Требования к успешному управлению бизнес проектами

Наличие современного программного комплекса является обязательным, но не достаточным критерием для успешного выполнения поставленной цели. Специалисты нашей компании выделяют десять обязательных требований, на которые следует ориентироваться во время проведения аудита бизнес проекта:

  • Залогом успешного выполнения плана является четкая постановка конечной цели, грамотное распределение ресурсов и назначение реальных сроков выполнения. Баланс перечисленных факторов положит хорошую базу для дальнейшего управления бизнес проектом.
  • Формирование сильной команды. Ответственность за выполнение ключевых задач должны нести лучшие сотрудники данной специализации. При распределении обязанностей не обязательно следовать «карьерной» иерархии: если подчиненный более компетентен в специфике задачи, чем начальник отдела, доверить управление промежуточной целью лучше именно подчиненному.
  • Разработка четкого плана, учитывающего возможные отклонения от графика, риски и влияние второстепенных обстоятельств. Избыточность плана не окажет отрицательного влияния на проектный цикл, в то время как возникновение непредвиденной ситуации может поставить команду в тупик.
  • Согласование любых изменений с авторами идеи. Даже незначительная корректировка хода работ может привести к появлению фатальных отличий между желаемым и действительным конечным продуктом.
  • Учет потребностей конечного пользователя. Главная цель любого проекта — удовлетворение потребностей потребителя. Сокращение бюджета, сроков и другие издержки не должны отрицательно сказываться на качестве и пользе конечного продукта.
  • Наличие оборудования и специалистов для выполнения поставленных задач. В ином случае следует обратиться к услугам аренды техники или лизинга персонала.
  • Внедрение в состав команды независимых экспертов для периодического контроля качества выполнения промежуточных задач.
  • Регулярное осуществление контроля за успехами сотрудников, обнаружение возможных рисков и вероятных нарушений плана. Оперативное реагирование и внедрение мер по устранению таких ситуаций.
  • Эффективное взаимодействие всех сотрудников. Несмотря на то, что штат работников делится на группы в соответствии с установленными промежуточными задачами, специалисты не должны вести свою деятельность изолированно.
  • Создание плана действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. К сожалению, даже самый полный план не может учесть всех вариантов развития событий. Условия проектирования проекта должны предусматривать наличие дополнительного бюджета и возможность увеличения сроков для качественного достижения цели.

Управление бизнес проектами в соответствии с перечисленными правилами значительно увеличивает вероятность успешного исхода по сравнению со стандартным менеджментом.

Системы и инструменты управления проектами

Контролировать выполнение плана вручную сложно, а в крупных компаниях — невозможно. Для этих целей были разработаны специальные системы, ведущие автоматизированный аудит проектного цикла на всех его стадиях. Наши специалисты выделяют несколько лучших систем, которые разрешат многие трудности, связанные с управлением проектами:

  • Itil – методология регулярного аудита, отладки и оптимизации бизнес проектов и их составляющих. Система ориентированна на мгновенное обнаружение недостатков и своевременное принятие мер по их устранению.
  • Kanban – система, направленная на снижение количества задач, выполняющихся параллельно. Позволяет визуализировать проектный цикл, эффективно обнаруживать и устранять недостатки в распределении ресурсов.
  • Scrum – каркасная система разработки решений и ПО, основанная на продуктивном разрешении проблем. Методология внедрения решений базируется на собственных правилах и практике использования системы. Таким образом, каждый пользователь обладает уникальной версией одного и того же инструмента управления проектами.
  • Waterfall – система, основанная на итерациях. Каждая промежуточная задача выносится в отдельный блок. Благодаря параллельной работе двух путей перехода от одного блока к другому появляется возможность оперативно обнаружить ошибки предыдущего этапа.
  • Ccpm – метод критической цели. Обеспечивает создание оптимальной базы проекта, поиск удачного баланса между установкой цели, выделением бюджета и назначением крайних сроков для выполнения задач.
  • Agile – аналог методологии Waterfall, в котором отсутствует возможность возвращения к предыдущему этапу. Достоинство системы состоит в том, что результат каждой промежуточной задачи может быть использован конечным потребителем как готовое решение.

Перечисленные инструменты системного подхода к управлению проектами не составляют полный список аналогичных программных комплексов. Тем не менее, именно эти системы обеспечивают эффективное разрешение трудностей, с которыми может столкнуться владелец бизнеса. В зависимости от специализации предприятия, характеристик проекта и личных пожеланий заказчика, наши сотрудники внедрят одну из релевантных методологий и примут активное участие в ознакомлении работников предприятия с тонкостями ее функционирования. Автоматизация управления задачами и проектами повысит уровень контроля и увеличит вероятность своевременного достижения поставленной цели.

Scrum – система управления проектами
Scrum – система управления проектами
С развитием информационных технологий меняется представление об управлении личным бизнесом. Теперь конкурентоспособность…

Agile – адаптивная методология по управлению проектами
Agile – адаптивная методология по управлению проектами
Управление проектами внутри компании требует грамотного распределения ролей, постоянного контроля, оптимизации…

User story – инструмент разработчиков и система координации проектов
User story – инструмент разработчиков и система координации проектов
User stories — это одна из методологий описания требований к разрабатываемому IT-проекту. Составляется…

Kanban – эффективная система управления проектами
Kanban – эффективная система управления проектами
В современных реалиях эффективность бизнеса напрямую зависит от результативности планирования и выбора…

Itil
Itil
Стремительное развитие современных технологий заставляет владельцев предприятий обращаться к IT – услугам.…