Что такое спецификация и почему она важна

Спецификация это документ, определяющий все требования к конечному продукту или совокупности продуктов. Она обязательно прикладывается к договору поставок и другим аналогичным документом. Оформление спецификации проводят в двух экземплярах, которые хранятся как у заказчика, так и у исполнителя.

Внесение любых изменений в требования должно быть оговорено двумя сторонами и оформлено в виде отдельного документа. В случае несоответствия конечного результата поставки объявленным требованиям, исполнитель может быть лишен денежного вознаграждения или вынужден внести необходимые правки в продукт без дополнительных расходов со стороны заказчика.

Наши сотрудники проводят составление спецификации в табличной форме. Этот документ включает в себя обязательные пункты:

• порядковый номер и ссылка на основной договор;
• перечисление и нумерация позиций;
• подробное описание позиций, приведение их в соответствии с номенклатурой;
• условные единицы измерения, цена экземпляра, количество экземпляров и суммарная стоимость по каждой позиции;
• итоговая стоимость с учетом и без учета НДС.

Такая структура документа позволяет полноценно регулировать договорные отношения и сводит к минимуму вероятность возникновения споров между сторонами.

Суть технической спецификации

Задача оформления спецификации в сфере информационных технологий значительно отличается от других направлений договорных отношений. Специалисты нашей компании имеют богатый опыт в описании оборудования и программных комплексов. Они обязательно учтут пожелания заказчика и смогут грамотно их формализовать.

Техническая спецификация это документ, определяющий следующие параметры отношений между двумя сторонами:

• характеристики и нюансы, присущие оборудованию или программному обеспечению;
• основания и пункты для составления сопроводительного пакета документов;
• подробное описание деталей, запчастей и узлов, составляющих конечный продукт;
• сведения о комплектации, наименовании и количестве поставляемых продуктов;
• данные о стоимости продукта и объеме конечной поставки.

Заполнение спецификации наши работники проводят на строго формализованном языке, в табличной форме. Такой метод позволяет избежать недосказанности и составить исчерпывающие описание конечного продукта.

Составление спецификации

Техника заполнения спецификации варьируется в зависимости от предпочтений заказчика. В частности, он выбирает форму документа из следующих:

• проектная документация;
• рабочая документация;
• схемы;
• математические модели;
• чертежи.

Наши сотрудники могут представить техническую спецификацию как в одной из этих форм, так и в их совокупности. Окончательное решение зависит от предмета договорных отношений: оборудования, комплекса программ или полноценной поставки информационной системы на предприятие.

Тонкости оформления спецификации

Одной из главных характеристик технической документации является степень свободы действий, предоставляемая исполнителю. В зависимости от этого фактора документацию делят на:

• открытую: описывает окончательные требования, но не методы их достижения;
• закрытую: строго регламентирует не только характеристики, но и способы, инструменты и технологии, применяемые для их достижения.

Дальнейшее заполнение спецификации зависит от серии параметров. Наиболее значимыми и обязательными к описанию являются:

• Условия, в которых будет эксплуатироваться оборудование и ПО. Отдельно сообщают о вероятности возникновения экстремальных условий, в которых снижение производительности будет приемлемо.
• Допустимые, объективные отклонения от требований в случае возникновения затруднений в производстве или тестировании.
• Стандарты безопасности, в которых будет использоваться техника и программы.
• Требования к задачам, которые будет решать разработанный продукт или комплекс продуктов.
• Планируемые сроки и технология обслуживания, оптимизации и аудит продукта.

От профессионального оформления спецификации зависит не только безопасность торговых отношений, но и эффективность функционирования предприятия в целом. Специалисты нашей компании сформируют корректный список требований, учтут индивидуальные пожелания заказчика и особенности фирмы. Итоговый результат наверняка будет соответствовать самым смелым ожиданиям.